औपचारिक संचार किसी संस्था में विचारपूर्वक स्थापित की जाती है। किस व्यक्ति को किसको और किस अन्तराल में सूचना देनी चाहिए, यह किसी संस्था में विभिन्न स्तरों पर कार्यरत व्यक्तियों के मध्य सम्बन्धों को स्पष्ट करने में सहायक होता है। औपचारिक सन्देशवाहन के निर्माण व प्रेषण में अनेक औपचारिक सम्वाद अधिकांशतः लिखित होते हैं। यथा-संस्था का प्रधानाचार्य अपने उप प्रधानाचार्य को कुछ निर्देश प्रदान करता है, तो वह औपचारिक प्रकृति का ही समझा जायेगा क्योंकि एक उच्चाधिकारी अपने नीचे रहने वाले अधिकारियों या कर्मचारियों को निर्देश देने की ही स्थिति में बाध्य होता है। औपचारिक सन्देशवाहन के अन्य उदाहरण, आदेश, बुलेटिन आदि।
औपचारिक संचार के लाभ
औपचारिक संचार के लाभ है-
- औपचारिक संचार अधिकृत संचारकर्ता के द्वारा सही सूचना प्रदान की जाती है।
- यह संचार लिखित रूप में होता है।
- इस संचार के द्वारा संचार की प्रतिपुष्टि होती है।
- यह संचार व्यवस्थित एवं उचित तरीके से किया जाता है।
- यह संचार करते समय संचार के स्तरों के क्रमों का विशेष ध्यान रखा जाता है।
- इस संचार के माध्यम से संचारक की स्थिति का पता सरलता से लगाया जा सकता है।
- इस संचार के द्वारा व्यावसायिक मामलों को आसानी से नियंत्रित एवं व्यवस्थित किया जा सकता है।
- इस संचार के द्वारा दूर स्थापित लोगों से सम्बन्ध आसानी से स्थापित किये जा सकते हैं।
औपचारिक संचार के दोष
औपचारिक संचार के दोष हैः-
- इस संचार की गति धीमी होती है।
- समान्यतया इस संचार में उच्च अधिकृत लोगों का अधिभार ज्यादा होता है।
- इस संचार में स्वतंत्र एवं निष्पक्ष रूप से संचार की आलोचना नहीं की जा सकती है।
- इस संचार में नियमों का शक्ति से पालन किया जाता है जिसके कारण संचार में लोचशीलता के अभाव के कारण बाधा उत्पन्न होने की संभावना हमेशा विद्यमान रहती हैं।
महत्वपूर्ण तथ्य
औपचारिक संचार संचार का एक संरचित और आधिकारिक तरीका है जिसका उपयोग आमतौर पर व्यवसाय, सरकार और विभिन्न व्यावसायिक सेटिंग्स में किया जाता है। यह जानकारी को सटीक और पेशेवर तरीके से संप्रेषित करने के लिए स्थापित नियमों और परंपराओं का पालन करता है। यहां औपचारिक संचार के बारे में कुछ महत्वपूर्ण तथ्य दिए गए हैं:
- उद्देश्य: औपचारिक संचार विशिष्ट उद्देश्यों को पूरा करता है, जैसे आधिकारिक जानकारी पहुंचाना, महत्वपूर्ण घोषणाएं करना, अनुरोध करना या निर्देश प्रदान करना, और निर्णयों और कार्यों का दस्तावेजीकरण करना।
- संरचना: औपचारिक संचार आम तौर पर एक संरचित प्रारूप का पालन करता है। इसमें अभिवादन, परिचय, मुख्य भाग और समापन शामिल हो सकता है। लिखित रूप में, यह अक्सर एक विशिष्ट टेम्पलेट या स्टाइल गाइड का पालन करता है।
- भाषा: औपचारिक संचार की विशेषता सटीक और मानक भाषा का उपयोग है। यह कठबोली भाषा, बोलचाल की भाषा या अनौपचारिक अभिव्यक्तियों से बचता है। लहजा आमतौर पर पेशेवर और सम्मानजनक होता है।
- चैनल: औपचारिक संचार विभिन्न चैनलों के माध्यम से हो सकता है, जिसमें लिखित दस्तावेज़ (जैसे रिपोर्ट, पत्र और मेमो), मौखिक प्रस्तुतियाँ, औपचारिक बैठकें और आधिकारिक ईमेल शामिल हैं।
- पदानुक्रम: संगठनों के भीतर औपचारिक संचार में, कौन किसके साथ संचार करता है, इसके संदर्भ में अक्सर एक स्पष्ट पदानुक्रम होता है। आदेश की एक श्रृंखला के बाद संदेश संगठनात्मक संरचना में ऊपर और नीचे प्रवाहित होते हैं।
- कानूनी और संविदात्मक निहितार्थ: कई औपचारिक संचार में कानूनी या संविदात्मक मामले शामिल होते हैं। समझौते, अनुबंध और आधिकारिक नीतियां अक्सर औपचारिक संचार चैनलों के माध्यम से बताई जाती हैं, और उनके कानूनी निहितार्थ हो सकते हैं।
- दर्शकों की जागरूकता: प्रभावी औपचारिक संचार दर्शकों की जरूरतों और अपेक्षाओं पर विचार करता है। संदेश प्राप्तकर्ताओं के ज्ञान के स्तर, पृष्ठभूमि और स्थिति के अनुरूप तैयार किए जाते हैं।
- दस्तावेज़ीकरण: औपचारिक संचार अक्सर निर्णयों और कार्यों के दस्तावेज़ीकरण के रूप में कार्य करता है। यह जवाबदेही, रिकॉर्ड रखने और संदर्भ उद्देश्यों के लिए एक पेपर ट्रेल बनाता है।
- स्पष्टता और परिशुद्धता: औपचारिक संचार में स्पष्टता और परिशुद्धता आवश्यक है। गलतफहमी से बचने के लिए संदेश स्पष्ट, संक्षिप्त और अस्पष्टता से मुक्त होना चाहिए।
- गोपनीयता: कुछ औपचारिक संचार, विशेष रूप से संवेदनशील या गोपनीय जानकारी वाले संचार में सख्त गोपनीयता की आवश्यकता होती है और इसे “गोपनीय” या “केवल आंतरिक उपयोग के लिए” के रूप में चिह्नित किया जा सकता है।
- अनुमोदन प्रक्रियाएँ: संगठनों में, औपचारिक संचार को जारी करने से पहले अक्सर संबंधित अधिकारियों से अनुमोदन या हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। यह सुनिश्चित करता है कि संदेश संगठनात्मक नीतियों के अनुरूप है।
- प्रोटोकॉल और शिष्टाचार: औपचारिक संचार अक्सर स्थापित प्रोटोकॉल और शिष्टाचार का पालन करता है, जैसे व्यक्तियों को उनके शीर्षकों से संबोधित करना और पते के उचित रूपों का उपयोग करना।
- अंतर-सांस्कृतिक विचार: वैश्विक व्यापार और सरकारी सेटिंग में, औपचारिक संचार में विभिन्न संस्कृतियों के व्यक्ति शामिल हो सकते हैं। प्रभावी संचार के लिए सांस्कृतिक मतभेदों और रीति-रिवाजों से अवगत होना आवश्यक है।
- अनुवर्ती: औपचारिक संचार में अनुवर्ती कार्रवाई के लिए तंत्र शामिल हो सकते हैं, जैसे कि पावती का अनुरोध करना या प्रतिक्रियाओं के लिए समय सीमा निर्धारित करना।
- संग्रहण: कई औपचारिक संचार भविष्य के संदर्भ के लिए संग्रहीत या संग्रहीत किए जाते हैं। यह ऐतिहासिक रिकॉर्ड और अनुपालन उद्देश्यों के लिए महत्वपूर्ण है।
- व्यावसायिकता: औपचारिक संचार में व्यावसायिकता बनाए रखना सर्वोपरि है। यह संगठन की छवि और प्रतिष्ठा को दर्शाता है।
- प्रासंगिकता और संक्षिप्तता: औपचारिक संचार प्राप्तकर्ता की भूमिका या जिम्मेदारियों के लिए प्रासंगिक होना चाहिए, और संक्षिप्तता बनाए रखने के लिए अनावश्यक विवरणों से बचना चाहिए।
औपचारिक संचार व्यवसाय, सरकार और पेशेवर बातचीत का एक मूलभूत पहलू है। यह सुनिश्चित करता है कि जानकारी सटीक, पेशेवर और ऐसे तरीके से दी जाए जो संगठनात्मक मानकों और अपेक्षाओं के अनुरूप हो।
